Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе

Существенное ускорение работы сотрудников и снижение процента ошибок – это лишь малая часть того, что можно добиться благодаря оптимизации бизнес-процессов, в том числе за счет автоматизации процесса ввода документов в корпоративную систему. Для этого можно использовать универсальную платформу для документооборота, которая позволяет не только распознавать документы, но и классифицировать, извлекать данные, проверять их корректность, а также заносить в корпоративные информационные системы.

Одним из примеров такой программы является изделие ABBYY, которое имеет следующие возможности:

• Автоматические ответы на обращения. Благодаря функции автообучения программа может снизить затраты на внедрение и обслуживание, формируя автоответы для пользователей на основе входящих заявок или направлять заявки компетентному сотруднику.
• Обработка любых документов. Для автоматического распознавания и классификации можно использовать документы из любых источников: облачных хранилищ, сетевых директорий, сканеров, электронных писем и фотографий.
• Интеграция с корпоративной системой. Существуют решения, позволяющие интегрировать функционал обработки и классификации документов в используемую корпоративную систему.

При выборе программного комплекса для оптимизации бизнес-процессов стоит рассмотреть только проверенные компании, имеющие продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области. Благодаря интеллектуальным решениям, таким как ABBYY, рутинная работа с десятками, если не сотнями различных документов может быть облегчена, что станет одним из самых важных процессов во входящем, исходящем и внутреннем документообороте.

Как правильно классифицировать документы: основные принципы

В делопроизводстве существует множество принципов классификации документов: их можно классифицировать по времени создания, по способу изготовления, по месту издания и даже по уровню секретности. Тем не менее, наиболее востребованными в работе организаций являются два способа: классификация по сфере использования документа и классификация по содержанию.

Классификация по сфере использования предполагает разбиение документов на несколько подгрупп:

• организационно-правовые, к которым относятся договора, уставы, положения, должностные инструкции, штатное расписание;
• распорядительные — приказы, постановления, распоряжения, решения;
• учетно-расчетные (бухгалтерские) — счета-фактуры, накладные, платежные поручения, акты, приходные ордера;
• информационно-справочные — служебные записки, справки, письма, протоколы, докладные, объяснительные;
• нормативные — нормы, своды правил, стандарты, руководящие документы, регламенты и др.;
• коммерческие договоры или контракты.

Классификация по содержанию, или семантическая классификация, подразумевает разбиение документов на группы на основе их содержания. Иногда для понимания к какой группе относится тот или иной документ, его нужно сначала прочитать. Например, чтобы понять, что перед вами договор, а не его приложение, нужно изучить хотя бы первый абзац.

Каждый документ может одновременно относиться и к одной, и к другой группе. Для сотрудников, ответственных за обработку документов, необходимо точно определить тип документа, перевести его в электронный формат и ввести в систему. Ручная обработка документов может привести к ошибкам ввода и искажению данных что недопустимо для компаний, желающих занимать достойное место на рынке.

Кроме того, своевременное реагирование на запросы клиентов играет значительную роль для уровня доверия к компании. По данным консультанта по маркетингу Джея Бэра, более половины клиентов ожидают ответа на свои запросы в течение выходных и ночного времени. Несвоевременные ответы могут привести к уменьшению уровня доверия к компании и ее потере клиентов. Но с помощью решений ABBYY процесс классификации документов может быть упрощен, а качество обработки документов повышено.

ABBYY предлагает решения для оптимизации бизнес-процессов в различных отраслях и подразделениях компаний. Технология оптического распознавания текста ABBYY OCR позволяет конвертировать бумажные документы или сканы, фотографии и PDF-документы в любой редактируемый формат, включая Microsoft® Word, Excel® и PowerPoint®, OpenOffice™, Writer и другие.

ABBYY Compreno, являющаяся уникальной технологией для анализа и понимания текстов на естественных языках, способна производить полный семантико-синтаксический анализ текста и анализировать события и связи. Это дает возможность увеличить полноту и качество значимой для компании информации, осуществлять классификацию документов по содержанию, искать документы, похожие по смыслу, а также аннотировать и реферировать их.

С помощью интеллектуальных решений ABBYY можно круглосуточно отвечать на вопросы клиентов, автоматически формируя ответы на основании собранных ранее электронных писем, платежей и звонков. ABBYY FlexiCapture Engine позволяет классифицировать любые документы, используя оптическое распознавание символов, метки и интеллектуальную обработку печатных документов. Это решение способно классифицировать структурированные и неструктурированные документы, а также документы, заполненные как на компьютере, так и от руки.

ABBYY Smart Classifier SDK - это решение на базе технологии ABBYY Compreno для классификации неструктурированных текстовых документов на основе их содержания. Оно позволяет автоматически распределять поток входящих документов, классифицировать их и легко находить в корпоративной системе.

ABBYY FlexiCapture и ABBYY Smart Classifier SDK будут эффективны во всех компаниях, особенно в крупных организациях, где на классификацию документов и клиентских запросов расходуется много времени.

Интеллектуальные решения ABBYY позволяют избавиться от ручной категоризации документов, быстро находить в системе нужные документы и контролировать доступ к конфиденциальной информации. Они также способны автоматически распределять документы по определенным категориям. С применением "умных" технологий ABBYY повышается качество обслуживания клиентов и снижается процент отказов от услуг компании, так как у сотрудников высвобождается время на работу с клиентами.

Фото: freepik.com