Как услуга «Готовый офис» может отразиться на вашем бизнесе? Достоинства и недостатки аутсорсинга услуг связи

В настоящее время даже для небольшой компании жизненно необходимо иметь работающую и надежную телекоммуникационную систему, чтобы успешно вести бизнес. Однако, не достаточно просто подобрать соответствующее оборудование, также необходимо обеспечить корректную работу всей системы. Сегодня многие фирмы выбирают готовые решения для организации корпоративных сетей, такие как "готовый офис", которые позволяют существенно сэкономить временные и финансовые ресурсы.

Готовые решения телекоммуникационных компаний могут предоставить множество преимуществ: от использования коротких номеров телефонов и организации безлимитного высокоскоростного доступа в интернет до возможности хранения аудиозаписей телефонных разговоров.

Предприятия, у которых численность сотрудников не превышает двадцати человек, не имеют возможности содержать в штате эксперта по созданию и поддержке телекоммуникационной сети. В экономической плоскости значительно более выгодно передать эти обязанности на аутсорсинг. Аналитическое агентство Information Services Group (ISG) сообщило, что компании, не использующие услуги аутсорсинга, годовые убытки, связанные с бизнес-процессами, составляют 15-20%. В глобальном сегменте рынка аутсорсинга связи за четвертый квартал 2014 года по сравнению с аналогичным периодом 2013 года произошло увеличение на 27% (1 млрд евро). Вместе с тем, годовой прирост мирового рынка аутсорсинга составил 16% (2,5 млрд евро). Эти данные были представлены в самом последнем отчете Fourth Quarter and Full-Year 2014, опубликованном компанией ISG в январе 2015 года. Согласно отчету Russia IT Services 2014-2018 Forecast and 2013 Analysis от IDC, за 2007-2013 гг. доля аутсорсинга связи в России увеличилась лишь на 4,7%, что свидетельствует о том, что иногда мы не стремимся быстро следовать общемировым тенденциям.

Однако, стоит учитывать, что услуги по созданию и поддержке инфраструктуры могут стать целесообразным решением для:

• малых компаний-стартапов, которые в начале своей деятельности арендуют офис, и на сегодняшний день не готовы вкладываться в структурированную сеть и дорогостоящее оборудование;
• предприятий с численностью не более двадцати работников;
• организаций, имеющих большие филиалы со множеством отделений, но с небольшой численностью работающих персонала в отделениях.

На сегодняшний день, провайдерами телекоммуникационных услуг в России являются такие компании как «Ростелеком», МТС, «Билайн», «Мегафон», и «Энфорта», которые предоставляют готовые решения для офисов, преимущественно в малых компаниях.

Одним из наиболее популярных решений в области комплексного аутсорсинга связи является комплексное решение "Готовый офис". Главная идея данного решения состоит в том, что компания-подрядчик берет на себя управление задачами по созданию и обслуживанию ИТ-инфраструктуры компании-клиента. По сути, подрядчик настраивает необходимое оборудование для организации корпоративных внутренних сетей в кратчайшие сроки. Совместно с клиентом определяется пакет услуг связи, который включает в себя:

• широкополосный доступ в Интернет с возможностью беспроводного доступа в Wi-Fi;
• телефонный сервис с расширенной телефонной станцией, которая основана на облачных технологиях;
• внутриофисное соединение;
• аренда аппаратно-программного комплекса для предоставления всех услуг;
• служба технической поддержки, работающая круглосуточно.

Главное преимущество покупки комплекса телекоммуникационных услуг у единого провайдера заключается в удобстве и экономии. Поэтому, услуга «Готовый офис» является наиболее выгодной для большинства компаний.

Один из крупнейших плюсов комплексного решения заключается в том, что оно позволяет значительно снизить разовые платежи до 50% по сравнению с заказом услуг у нескольких поставщиков, а также ежемесячные платежи – до 15%.

Кроме того, услуга «Готовый офис» значительно снижает расходы на оборудование, обслуживание и ремонт. Оборудование арендуется и поддерживается в отличном состоянии. Это позволяет избежать ненужных затрат на персонал и риски потерь от инвестиций.

Стабильное качество связи и возможность легко модернизировать рабочие места сотрудников под новые задачи — это еще одно преимущество услуги. Она реализуется на современных внутриофисных беспроводных технологиях, что позволяет минимизировать затраты на финансы и время.

Услуга «Готовый офис» также обеспечивает возможность многократного переезда офиса с сохранением городских телефонных номеров и всех услуг связи.

Круглосуточная техническая поддержка с выездом специалистов на объект и оперативное восстановление связи при аварии — другие преимущества услуги. Так, при аварии связь восстанавливается в течение всего 4-х часов, что является важным фактором для бизнеса.

Стоимость услуг по организации и поддержке «Готового офиса» может очень отличаться, в зависимости от многих факторов. Один из главных — это комплексность предлагаемого решения и количество оборудования, которое необходимо предоставить.

Рассмотрим два примера:

- Если вы выбираете «Готовый офис» с подключенной Wi-Fi-сетью, обслуживаемыми ноутбуками, записью телефонных звонков, а также четырьмя короткими номерами и стационарными телефонами, то сумма единовременной оплаты может составить около 9 000 рублей, а ежемесячная — около 5 000 рублей.

- Если вы представляете крупную компанию и вам нужно подключить целых 10 аналоговых телефонов, два SIP-телефона, 12 коротких номеров, запись телефонных звонков, а также семь Wi-Fi адаптеров для персональных компьютеров, то единовременный платеж может составить около 20 000 рублей, ежемесячный — около 14 000 руб.

Кроме того, не забудьте про другие возможные расходы. Например, обычно запись телефонных разговоров бесплатна только на одну неделю. Увеличение срока хранения необходимо будет оплатить дополнительно.

Если вы решите воспользоваться услугами по организации и обслуживанию «Готового офиса», подберите провайдера, учитывая все возможные факторы. Сравните стоимость услуг нескольких провайдеров, изучите отзывы клиентов и оцените возможности масштабирования решения. И помните: главное — не допустить простоя связи в самый ответственный момент.

Фото: freepik.com