Чек-листы на производстве: для чего они нужны, как их создавать и автоматизировать?

Чек-листы представляют собой простой и удобный инструмент для контроля сложных рабочих процессов. Современные производственные предприятия работают в режиме многозадачности, что затрудняет руководителям подразделений следить за выполнением всех операций вовремя и с высоким качеством, а также обеспечивать соблюдение норм и правил безопасности. Чек-листы позволяют оптимизировать данный процесс, экономят время сотрудников, повышая в итоге их эффективность работы. В данной статье мы рассмотрим, как сделать чек-лист, каким образом его следует использовать и какие существуют способы автоматизации контроля.

Понимание того, что такое чек-лист и как он работает, является важным элементом для успешной работы на производственном предприятии. Этот термин находит своё применение в различных сферах деятельности, как на работе, так и в повседневной жизни. Он представляет собой список задач, которые нужно выполнить в заданной последовательности для достижения конкретного результата. В производственной области чек-листы используются для того, чтобы не упустить из виду ни одной мелочи, которая может повлиять на конечный результат. Даже незначительное нарушение технологии может привести к браку, а несоблюдение техники безопасности - к серьезным последствиям для здоровья и жизни людей.

Задачи, которые могут быть решены с помощью чек-листов, связаны с повышением качества выполнения работ, избеганием повторяющихся ошибок, улучшением дисциплины на предприятии, быстрым внедрением любых нововведений, экономией рабочего времени и освобождением ресурсов для решения важных задач. Чек-листы могут использоваться в качестве плана действий или документа для проверки и отчета. Они помогают организовать работу и контролировать ее выполнение.

Применение чек-листов на производстве очень широко. Они используются во всех процессах, которые можно упорядочить и стандартизировать. Использование чек-листов является простым и эффективным способом повышения производительности и улучшения качества работ на предприятии.

Для того чтобы использовать чек-лист эффективно, руководитель подразделения назначает исполнителя, передает ему список задач и в установленные сроки проверяет готовность. Если есть замечания, чек-лист возвращается исполнителю на доработку. Если все в порядке, руководитель подтверждает правильность выполнения работ и фиксирует результаты в системе учета.

Разработка чек-листа является обязанностью руководителей подразделений и уполномоченных лиц, ответственных за рабочие процессы на производстве. Чек-листы также контролируют выполнение пунктов списка. Составление этого инструмента контроля на трудоемкое и сложное занятие. Однако, если следовать правилам и алгоритму, можно создать действительно эффективный чек-лист. При этом, нередко руководители допускают ошибки, которые вместо решения проблем создают их.

Алгоритм, который нужно использовать при написании чек-листа, включает в себя несколько этапов:

1. Разделение задач на этапы. Это поможет создать каркас списка. Например, руководитель департамента охраны труда и техники безопасности может разделить контрольный список на такие разделы, как "Обучение персонала", "Хранение материалов", "Рабочие процессы", "Пожарная безопасность", "Электробезопасность" и т.д.
2. Детализация каждого раздела. Его можно разбить на отдельные подразделы. Например, в разделе "Электробезопасность" могут быть такие подразделы, как "Все электроприборы заземлены", "Электрооборудование регулярно проверяется", "Для работы с электроинструментом допускается только персонал с соответствующей группой электробезопасности", "Сотрудники снабжены электрозащитными средствами", и т.д.
3. Предвидение ошибок, которые могут быть допущены исполнителями на каждом этапе, и ввод соответствующих напоминаний в список.
4. Протестирование списка на практике.
5. Необходимость внести исправления и дополнения, если таковые требуются.

Во время создания чек-листа следует учитывать несколько простых советов:

• Не создавайте слишком длинные списки. В идеале в списке должно быть не больше 20 пунктов, а лучше всего шесть - восемь. Если задача слишком объемная, ее следует разбить на несколько этапов, и для каждого сделать свой чек-лист.
• Применяйте принцип группировки. Объединяйте задачи в разделы, используйте подзаголовки.
• Каждый пункт должен соответствовать только одному действию.
• Располагайте пункты в соответствии с логикой рабочего процесса.
• Используйте четкие и простые формулировки.
• Если возможно, применяйте один тип чек-листов для всех процессов на предприятии.
• Оставляйте место для правок, если вдруг потребуется внести изменения и дополнения.

Простейший чек-лист выглядит как перечень пунктов с окном для отметки о результате напротив каждого из них. При необходимости в контрольный список включают дополнительные колонки (чекбоксы), например дедлайн, время выполнения задачи сотрудником.

Чек-листы на производстве используются повсеместно. Однако, для упрощения и ускорения работы самих чек-листов, лучше всего использовать специальные приложения-конструкторы, которые помогут автоматизировать этот процесс с помощью мобильных устройств.

Фото: freepik.com